Jak na meeting efektivně?
Máte 2 minuty na upoutání pozornosti posluchačů!
Pojďme si upřímně říct, že nikdo z nás nechce trávit hodiny na schůzkách. Čas je něco, s čím musíme všichni dobře hospodařit a pookud se chceš ukázat jako profesionál, doporučuji si být tohoto vědoma:
šetři čas sobě i ostatním,
ukaž profesionalitu tím, že dokážeš shrnout hlavní body,
ukaž respekt tím, že budeš efektvní,
ukaž, že víš, co děláš,
věnuj se přípravě předem.
Než půjdeš na schůzku, na které tě čeká tvá prezentace, připrav si následující:
Komu budeš prezentovat?
Je důležité si uvědomit, že je rozdíl zda prezentuješ managementu firmy, kolegům nebo týmu devoleperů. Každá skupina je specifická, zajímá je jiná úroveň detailu, jiná témata a ty se na to musíš předem připravit.
Ujasni si cíl schůzky
Toto je důležité pro to, aby se schůzka ubírala správným směrem. Nečekej, že budou všichni jen sedět, poslouchat a dělat co chceš.
Odpověz si na následující otázky:
Co od účastníků schůzky chci?
Co je hlavní myšlenka, kterou chci aby si zapamatovali?
Co vše ode mě budou chtít znát za informace?
Jsem schopná otázky na místě zodpovědět sama nebo k tomu někoho potřebuji? Pokud potřebuji, tak koho? Nezapomeň jej přizvat a ujistit se, že na schůzku dorazí.
Co se má stát na konci meetingu?
Asi to všichni známe jako “výzva k akci” nebo “action point” a “next steps”. Každopádně je důležité jasně sdělit Co se má udělat a Kdo to má udělat.
Tzn. zda je cílem schválení tvé prezentace, nebo získaat rozhodnutí, nebo chceš, aby si jednotliví účastníci rozdělili úkoly a splnili je po schůzce atp….
Nezapomeň si i toto ujasnit a dát si jasné action points na závěr své prezentace nebo slidu, kde konkrétní aktivitu žádáš.
No a konečně můžeš jít k samotné přípravě prezentace:
V mezinárodních projektech se používá pojem “slide deck”. K přípravě můžeš použít různé nástroje, oficiální aplikace, kreslit na tabuli, připravit si papírové slidy, vše záleží na typu firmy, firemní kultuře a zvyklostech. Více o konkrétních nástrojích a možnostech jak prezentovat si řekneme v jiném příspěvku.
Nejčastěji se používá nástroj MS Powerpoint. A aby to pro tebe bylo ještě jednoduší, připravila jsem pro tebe zdarma template ke stažení, který můžeš použít a urychlit si tím práci.
Jak má vypadat STRUKTURA prezentace? Pokud jsi nepodcenila přípravu, tak to půjde velmi rychle a tady máš návod, jak by měla struktura vypadat:
stránka: Název prezentace, datum prezentace, komu prezentuješ, jméno a jak se má s obsahem zacházet, např. Confidential, Public atp…
stránka: Popis aktuálního stavu daného tématu, nebo problému, který na schůzce potřebujete probrat. Může se jednat o status projektu, nebo nějaké téma, u kterého potřebuješ rozhodnutí, cokoli dalšího.
Rozhodně doporučuji mít vše potřebné na jedné stránce a nerozdělovat na několik dalších.
stránka: Action item, pokud nějaký je - co je třeba udělat, například žádost o rozhodnutí a možnosti, ze kterých je třeba rozhodnout.
Doufám, že ti tento článek pomohl k úspěšné prezentaci. Určitě budu moc ráda za tvou zpětnou vazbu, jak ti to šlo a jaký byl výsledek? :)
Pokud tě napadlo cokoli dalšího, určitě mi napiš.
Tvoje Eva
